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2. Explicación de los sistemas POS para comerciantes: cómo funcionan y cómo elegir el adecuado

Un sistema de puntos de venta (POS) para comerciantes es una combinación de hardware y software que permite a las empresas completar transacciones y gestionar sus operaciones financieras. Normalmente, el hardware de un sistema POS incluye una caja registradora, una impresora de recibos, un lector de códigos de barras y un terminal de pago para procesar las tarjetas de débito y crédito. El software de un sistema POS puede rastrear las ventas, gestionar el inventario y generar informes, entre otras funciones. La demanda de sistemas POS con funcionalidad móvil es cada vez mayor: en 2022, el mercado de sistemas POS móviles estaba valorado en 36.000 millones de dólares, según Grand View Research.

A continuación, analizaremos qué deben saber las empresas sobre los sistemas POS: sus componentes de hardware y software; cómo funcionan los sistemas POS modernos para elevar la experiencia del cliente y optimizar las operaciones empresariales; y cómo Stripe Terminal responde a las necesidades más acuciantes de las empresas para ofrecer un sistema POS eficaz y ágil. A continuación, encontrarás lo que necesitas saber.

Tendencias de los sistemas POS para comerciantes

Con el paso de los años, los sistemas POS para comerciantes han evolucionado para incluir funciones como la gestión de relaciones con los clientes (CRM), el seguimiento de empleados e incluso la integración del e-commerce. Distintos tipos de empresas (desde el comercio minorista y los restaurantes hasta peluquerías y gimnasios) pueden personalizar los sistemas POS para comerciantes para adaptarse a sus necesidades específicas.

Algunos sistemas están basados en la nube, pues los avances en la computación en la nube han ampliado las funciones de sistemas POS. Estos sistemas ofrecen la ventaja del acceso en tiempo real a los datos desde cualquier parte, lo que resulta especialmente útil para las empresas con varias oficinas o directivos que monitorizan las operaciones de forma remota. Los sistemas POS basados en la nube, a diferencia de los que no lo están, pueden reforzar la seguridad de los datos y mejorar las copias de seguridad, pues la información se almacena en centros de datos seguros con medidas de redundancia.

Otra tendencia en los sistemas POS es un enfoque cada vez mayor en la experiencia del cliente. A menudo, los sistemas modernos incluyen funciones de CRM, programas de fidelidad y funciones de marketing dirigido, lo que permite a las empresas ofrecer una experiencia de compra más personalizada. Los sistemas POS móviles (que permiten a las empresas procesar transacciones desde cualquier parte en una tienda a través de una tableta o smartphone) también están ganando adeptos al mejorar las interacciones con los clientes.

Componentes de los sistemas POS para comerciantes

El hardware y software de los sistemas POS ofrecen funciones distintas, pero interrelacionadas. Los componentes de hardware como lectores de tarjetas, lectores de códigos de barras y las cajas registradoras facilitan los aspectos físicos de las transacciones. Los elementos de software gestionan los datos, se comunican con las pasarelas de pagos para la autorización y, a menudo, incluyen funciones de gestión de inventario y relación con los clientes.

A continuación, desglosamos los distintos componentes.

Componentes de hardware

• Caja registradora: almacena el dinero en efectivo, las monedas y otros objetos de valor. Normalmente, está conectada al sistema POS y se abre automáticamente al completar una transacción en efectivo.

• Impresora de recibos: imprime recibos en papel para los clientes. Algunos sistemas modernos permiten a las empresas enviar recibos digitales por correo electrónico o servicio de mensajes cortos (SMS).

• Lector de códigos de barras: escanea el código de barras de los artículos para añadirlos rápidamente a la transacción. De esta forma, se automatiza el proceso de seguimiento del inventario y se mantiene la exactitud de los totales de compra.

• Terminal de pagos: este dispositivo procesa los pagos con tarjetas de crédito y débito. Algunos terminales también pueden procesar pagos sin contacto, como Apple Pay o Google Wallet.

• Pantalla de proyección para el cliente: una pantalla que va mostrando al cliente los artículos a medida que se van pasando, incluidos los precios y el coste total.

• Pantalla táctil: actúa como la interfaz del software del sistema POS. Los empleados pueden introducir artículos manualmente, aplicar descuentos y realizar otras tareas necesarias.

• Básculas: se utilizan en empresas que venden artículos al peso, como tiendas de ultramarinos y charcuterías.

• Dispositivos de sistemas POS móviles: son tabletas o smartphones que contienen software de sistema POS y ofrecen una mayor flexibilidad a la hora de gestionar las transacciones. Se suelen utilizar en restaurantes para pagar en mesa o en el comercio minorista para reducir los tiempos de espera y evitar las largas colas.

Componentes de software

• Seguimiento de ventas: registra cada venta, lo que facilita a las empresas conciliar sus cuentas y saber cómo va el negocio.

• Gestión de inventario: lleva un seguimiento de los niveles de existencias y permite a las empresas automatizar los procesos de reordenación si las existencias caen por debajo de un determinado nivel.

• Gestión de relaciones con los clientes (CRM): almacena los datos de clientes y los historiales de compra, lo que puede servir de base para iniciativas de marketing como los programas de fidelización o promociones dirigidas.

• Gestión de empleados: permite a las empresas monitorizar las horas de los empleados, el rendimiento de las ventas y la gestión de tareas.

• Informes: genera informes sobre ventas, ingresos, inventario y demás indicadores clave de rendimiento (KPI).

• Configuración de impuestos: calcula automáticamente el impuesto según las leyes regionales, lo que simplifica la contabilidad al final del día.

• Integración multicanal: si la empresa cuenta con una tienda en línea y una física, algunos sistemas POS pueden integrar las dos para mejorar la coordinación de la gestión de existencias.

• Procesamiento de pagos: gestiona las transacciones de pago de forma segura, lo que garantiza que todos los datos confidenciales se cifran y cumplen con las normas del sector.

Para las empresas que aceptan pagos en línea y en persona, una solución integrada (como la de Stripe) puede ofrecer importantes beneficios. Stripe Terminal trabaja con la plataforma de pagos en línea de Stripe para ofrecer una experiencia de comercio unificado. Las empresas pueden monitorizar todos los datos de transacciones desde un único panel, independientemente de si la transacción se origina en una tienda física o en un carrito en Internet. El beneficio aquí es doble: opciones optimizadas para la empresa y una experiencia uniforme y fluida para el cliente en varios canales. Esta vista completa permite a las empresas tomar decisiones mejor fundamentadas, además de simplificar la interacción del cliente con la marca.

Cómo elegir el sistema POS para comerciantes adecuado

Seleccionar el sistema POS adecuado para tu empresa es un proceso polifacético. Estas son algunos aspectos que tener en cuenta:

• Necesidades específicas de la empresa
  Haz balance de las necesidades de tu negocio: desde el procesamiento de transacciones de ventas básicas hasta otras más complejas, como la gestión de inventario, el seguimiento de empleados y la gestión de relaciones con los clientes. Para ello, debes guiarte según tus prioridades. Por ejemplo, una cafetería puede priorizar la velocidad y la facilidad de uso, mientras que una tienda de ropa se enfocaría más en la gestión de inventario y la recopilación de datos de los clientes.

• Escalabilidad
  Elige un sistema POS que pueda crecer a la vez que tu negocio. Esto supone buscar sistemas que te permitan añadir más terminales o integrar nuevas funciones fácilmente. A menudo, una solución basada en la nube puede ofrecer la flexibilidad necesaria para añadir o eliminar funciones a medida que escalas tus operaciones.

• Consideraciones de presupuesto
  Compara los gastos iniciales y a largo plazo de distintos sistemas POS. Algunos sistemas vienen con comisiones mensuales, mientras que otros suponen costes únicos de licencias. Ten en cuenta los costes de cualquier hardware o software relacionado, así como el coste de las actualizaciones posteriores.

• Procesamiento de pagos
  Distintos sistemas POS aceptan distintas formas de pago, incluidas las tarjetas de crédito, los pagos con el móvil e incluso las criptomonedas. Elige un sistema que incluya varios métodos de pago, pues de este modo aumenta la probabilidad de que un cliente finalice una compra.

• Capacidad de uso
  Los sistemas POS deben ser intuitivos para los empleados y clientes. El personal debe poder operar el sistema con la mínima formación, y para los clientes debe resultar fácil el uso de componentes de cara a ellos, como los quioscos o las plataformas de compra digitales.

• Informes y análisis de datos
  Los sistemas POS avanzados ofrecen funciones de análisis de datos, lo que permite a las empresas monitorizar las ventas, el comportamiento del cliente y el inventario. Estos datos pueden constituir una valiosísima herramienta para tomar decisiones empresariales fundamentadas.

• Compatibilidad del hardware
  Si ya cuentas con hardware, como cajas registradoras o lectores de códigos de barras, puedes reducir gastos adicionales. Sin embargo, conviene asegurarte de que el sistema POS sea compatible con tu hardware.

• Seguridad
  Para proteger frente las infracciones de datos y los fraudes, prioriza los sistemas POS con sólidas medidas de seguridad como el cifrado y autenticación en dos pasos.

• Cumplimiento de la normativa
  Asegúrate de que el sistema que seleccionas cumple con todas las leyes y normativas pertinentes. Esto incluye el cálculo de impuestos y cualquier requisito específico del sector, como la verificación de la edad en las tiendas de licores.

• Revisiones y recomendaciones
  Aprovecha el boca a boca y las revisiones en línea. Consulta a otras empresas que hayan utilizado los sistemas POS que estás considerando adoptar para conocer sus experiencias.

Ten en cuenta estos factores para ayudarte a tomar una decisión fundamentada que cumpla con tus requisitos operativos.